Укрощение «дебиторки»

Невыплаты по дебиторской задолженности сегодня для многих организаций — это «больная» тема. И для того, чтобы справиться со сложившейся ситуацией необходимо предпринять ряд кардинально-важных мер. Например, научиться выстраивать свои отношения с клиентом таким образом, чтобы не «выбивать» образующуюся задолженность, а свести ее к минимуму. Сам по себе такой «высший пилотаж»  бизнес-отношений появится вряд ли. Он может стать реальностью только благодаря кропотливой и систематической работе с каждым заказчиком. А вознаграждением за труд в конечном итоге станет ликвидация «дебиторки» и искреннее уважение контрагентов. Не всем удается переломить ход событий самостоятельно, так что надеемся, что взгляд со стороны, пусть и в теории лишним не будет.

Свое мнение по заданной теме выскажет коммерческий директор ГК «ЛИРТАНА» Андрей ФЕДЮКИН:

— Действительно, вопрос, как вернуть деньги за выполненную работу, сегодня актуален как никогда. Начнем с того, что проанализируем, в каких случаях невыплаты по дебиторской задолженности еще можно попытаться вернуть, а на какие долги не стоит тратить усилий – ни финансовых, ни временных.

К невозвратным средствам относятся долги тех компаний, которые уже ликвидировались.  Конечно, у многих российских предпринимателей существуют «свои секреты» по возвращению таких долгов, но они относятся к нетрадиционным методам, и говорить о них в статье мы не будем. Однако, если вам удастся доказать, что банкротство должника было фиктивным – надежда  вернуть собственные финансы остается даже в случае ликвидации фирмы.

Теперь  рассмотрим несколько действенных способов работы с дебиторской задолженностью. Эта работа подразделяется на два этапа: недопущение задолженности и возврат задолженности.

Как не допустить возникновения дебиторской задолженности?

Работа по недопущению задолженности подразделяется на «мечты» и «реальность».

К «мечтам» можно отнести такие взаимоотношения с вашими контрагентами, которые просто не дают повода к расстройствам – партнеры оплачивают работу по факту выполнения или по предоплате. В действительности такая схема работы встречается очень редко, хотя именно к ней и нужно стремиться.

Но вернемся к реальности. Не всякий бизнес сегодня готов отказаться от работы без отсрочки платежей. В этом случае важно уделить особое внимание предупреждению возникновения просроченной дебиторской задолженности, причем еще на стадии переговоров.

Шаг первый — необходимо сформировать грамотный пакет документов, например, прописать в договоре жесткие санкции (более высокие проценты относительно стандартных) за невыполнение заказчиком условий по оплате. Причем, если ваш партнер реально готов к исполнению своих обязательств по оплате, то «карательные» меры его не особо должны волновать. Если же условия по стимулированию оплаты в срок стали камнем преткновения – это первый сигнал к тому, чтобы задуматься, с чем такое поведение связано. Раз заказчик уходит от ответственности, возможно, вас собираются «кинуть» на деньги? Но решение все же остается за вами – готовы ли вы работать на компанию, которая не настроена вовремя платить, даже с учетом послаблений с вашей стороны в виде предоставления отсрочек? В свою очередь, как добросовестный партнер, будьте и вы готовы к предоставлению своему контрагенту достойных гарантий в случае невыполнения взятых на себя обязательств.

Шаг второй – одним из факторов предупреждения дебиторской задолженности является продажа заказчику не услуги или продукта, а своих конкурентных преимуществ и особенностей, как самой компании, так и исполнителя. Для того, чтобы у вас появилась гарантия на дальнейшие перспективы долгосрочного сотрудничества (а вероятность невыплат резко уменьшилась) рекомендую подробно и достоверно оговорить в предложении (презентации) свои профессиональные отличия и преимущества. Как следствие, клиент купить ваши с ним будущие отношения, портить которые по собственной инициативе ему же и невыгодно.

Шаг третий  — за несколько дней до оплаты тактично напомнить заказчику о том, что скоро приближается «ваш» день. Цель — уточнить, все ли идет по плану. Причины напоминания — заказчик может элементарно забыть о прописанных сроках, может уйти на больничный (в отпуск, на повышение квалификации) ответственное за выполнение платежей лицо (финансист, бухгалтер, менеджер, директор и т.п.) и т. д.

Таким образом, взяв процесс оплаты под личный контроль вы: во-первых, демонстрируете заказчику, что вам очень важно знать точную дату поступления обещанных средств; во-вторых, заботитесь о нем как о партнере, мягко напоминая сроки, прописанные в договоре; в-третьих, даете понять, что не ставите перед собой цель дождаться просрочки и «подсадить» партнера на жесткие проценты, а лишь интересуетесь, как идут его дела, чтобы уберечь от лишних трат. Выполнив эти нехитрые действия, именно ваша организация, как единственная заранее напоминающая о выплатах, встает в первую очередь получателей платежных средств, относительно тех клиентов, которые не предпринимают мер во избежание долгов, а затем терпят продолжительные отсрочки.

Возвращение заблудившихся финансов

Что делать, если в процессе напоминаний вы получили информацию  о том, что у заказчика случились проблемы? Не нужно паниковать — вы узнали об этом заранее, к примеру, за три дня до даты перечисления. Значит, у вас есть время, чтобы начать работать с непростой ситуацией — потратить на данного клиента ряд дополнительных усилий, направленных на то, чтобы свои обязательства он выполнил вовремя.

На сообщение о том, что денег нет, советую уточнить, когда они появятся, т. е. определить развитие ситуации.

  1. Если в ближайшее время (а вы звоните заранее), то радостно сообщаете, что такая ситуация вас вполне устраивает – ведь до дня выплаты еще есть время, а день — два опоздания вы всегда готовы простить, даже без применения жестких санкций, прописанных в договоре.
  2. Если получаете информацию о том, что денег в ближайшее время не предвидится, нужно узнать, что означат сей факт: случился реальный форс-мажор, или вас вежливо «кидают»? С форс-мажором все понятно – пусть заказчик спокойно решает свои проблемы – вы готовы ждать еще какое-то время (и досаждать без причины уже не будете, и все последующие разговоры начнете со слов поддержки, что положительно скажется на ваших дальнейших взаимоотношениях). Итак, вам дали понять, что на заказчика навалились финансовые проблемы, и он будет готов платить вам только после того, как рассчитаются с ним. Знакомая ситуация? Советую продолжить разговор в неожиданном формате: — Искренне сочувствую и предлагаю вместе подумать над тем, чем я могу повлиять на решение ваших проблем! Цель нестандартного разговора: показать заказчику, что вы готовы предпринять ряд усилий в его пользу, надеясь, что он ответит тем же. Вы действительно готовы ему помочь? Тогда рассмотрите несколько вариантов. Во-первых, в числе дебиторов вашего партнера могут оказаться компании, которые готовы платить вам. Способ необычный, но вполне реальный. Во-вторых, в числе дебиторов заказчика могут оказаться компании, на которые вы можете оказать влияние. В-третьих, зная дебиторов заказчика, можно научиться отслеживать их платежи. К примеру, из проверенного источника вы узнали, что должник вашего заказчика возобновил финансовые выплаты. Предоставив ему эту информацию, вы  вполне можете рассчитывать на погашение долгов первым среди первых. Список других способов достаточно широк и зависит лишь от широты ваших возможностей и изобретательности.
  3. Совсем печальный вариант – денег нет, и в ближайшее время не предвидится. Первое, нужно выяснить – какую роль в компании играет тот человек, который вот уже в сотый раз транслирует вам негативную информацию. Компетентен ли данный сотрудник в вопросах кому, когда и в какой очередности платить? Почувствуйте разницу: вы общаетесь с менеджером, графики выплат составляет начальник отдела, а подписывает документы директор компании. Так на кого вам необходимо выходить, чтобы сдвинуть проблему с мертвой точки?

Второе, если информацию о том, что денег нет, вы получаете от руководства компании – вернитесь к пункту №2 данного абзаца и внимательно прочитайте его еще раз.

Подытожим, что же меняется в свете «новых» отношений с заказчиками. Первое — возникает лояльность партнеров по отношению к вам лично и к компании, которую вы представляете. Второе — когда у заказчика появляются деньги, однозначно, они уйдут на погашение ваших долгов, т. е. тех выплат, о которых беспокоится клиент. Исполнители, которые не проявляют заботу о своих деньгах, получат свое в последнюю очередь – раз молчат, значит, средства им не очень-то и нужны. Третье — качественные партнерские отношения никто терять не хочет. Значит, шансы перевести работу в разряд постоянной увеличиваются в разы.

Работа выполнена. Почему вам все еще не платят?

Если компания-должник не закрылась, продолжает успешно работать, встает законный вопрос: — Почему вам не платят по счетам? Ответ напрашивается сам собой: вас не считают достойным партнером. Обижаться и ругаться матом в данном случае бесполезно. Лучше разработать ряд мер, повышающих собственную значимость. Первое, нужно прояснить, знает ли лицо, ответственное за выплату финансов, кому, сколько и за что должна компания-заказчик. Второе, необходимо аргументировать дальнейшие перспективы сотрудничества, так как  вы свою работу выполнили безупречно (груз доставлен в сохранности, в срок, на погрузке/выгрузке проблем не было). Вопрос заказчику: — Вы хотите в дальнейшем иметь такого клиента? (- Да!). Дальнейшие аргументы: — Выбор партнеров у вас большой, но где гарантия, что другие справятся лучше нас? Хотите рисковать своей репутацией, перебирая незнакомых исполнителей? Исходя из опыта нашего сотрудничества, наша компания УЖЕ является гарантом вашего качества. Предлагаю подложить сотрудничество, а для начала – закрыть финансовые разногласия.  Третье, нужно научиться себя правильно позиционировать – предлагать клиенту не «8 колес, кабину и тент», а качество собственной перевозки. И последнее, начать отстаивать свои права в суде, согласно заключенному договору.

Дубль два: денег нет!

Вы отработали все аргументы: лицо, принимающее решение определено, собственная значимость поднята до небывалых вершин, перспективы сотрудничества оглашены, а воз, как говорится и ныне там – вам говорят, что денег нет!

Дальнейшие варианты работы очень индивидуальны. Как пример – нужно наладить активные партнерские отношения с лицом, от которого зависит график составления выплат (пусть это и рядовой менеджер). Грамотно работая с данным лицом, вы претендуете на лоббирование именно ваших интересов  в процессе общения менеджера и его непосредственного руководства. Проявляя постоянную активность, вы отслеживаете ситуацию, тем самым подводя своего менеджера к тому, чтобы он начал проявлять сознательную инициативу в ваш адрес. Закрепить такую активность можно не только словами, но и неким вознаграждением – что согласно основам бизнеса является «вредной привычкой», но, тем не менее, имеет место быть и что немаловажно — работает.

И последняя подсказка — для безвозвратно отчаявшихся.  На базе группы компаний «ЛИРТАНА» т. (383) 210-46-23 проходит курс занятий на тему «…», где тема дебиторской задолженности рассматривается более глубоко и с учетом нюансов каждого слушателя. Звоните, ведь безвыходных ситуаций не бывает: даже когда тебя съели, в запасе все равно остается еще два выхода…

Текст: И. Самохваловой